Внедрение программного продукта Битрикс24 в АО "Центр развития трудовых ресурсов"

ИНФОРМАЦИЯ О ЗАКАЗЧИКЕ

Центр развития трудовых ресурсов насчитывает 4500 сотрудников в 203 центрах занятости по всей стране. Организация оказывает содействие в создании условий для развития рынка труда и повышения качества государственных услуг в социально-трудовой сфере.

Центр занимается повышением эффективности социально-трудовой сферы с помощью поддержки инноваций, подготовки и реализации стратегических проектов, а также масштабного внедрения цифровых инструментов.

Аргындыков Даулет Рашидович, Президент АО “Центр развития трудовых ресурсов”

У ЦРТР ЕСТЬ 5 ПРИОРИТЕТНЫХ НАПРАВЛЕНИЙ:

1. повышение качества трудового посредничества за счет улучшения собственной работы, развития Электронной биржи труда и укрепления сотрудничества с частными компаниями.
2. аналитическая поддержка рынка труда через мониторинг и анализ ситуации на нем, формирование прогноза потребности в кадрах, создание предложений по улучшению политики занятости в стране.
3. развитие навыков соискателей, в том числе за счет создания новой модели краткосрочного обучения, создание платформы по онлайн обучению, улучшение Национальной системы квалификаций.
4. цифровизация и поддержка государственных услуг социально-трудовой сферы.
5. развитие цифровой инфраструктуры социально-трудовой сферы.

До старта проекта была очень неудобная и непрактичная связь между филиалами, некоторые запросы могли обрабатываться днями и даже неделями. Также центр занятости предполагает большое количество документации, четкая структура которой отсутствовала в организации. К тому же доступ к какому-то из документов было очень сложно получить, опять же из-за большого количества данных. Теперь эта система настроена и все структурировано. Каждый сотрудник имеет доступ к тем данным, которые предусмотрены его должностью. Коммуникация между отделами упростилась, а обработка запросов ускорилась.

ПРОБЛЕМЫ, КОТОРЫЕ ПРЕДСТОЯЛО РЕШИТЬ:

• Отсутствие удобной системы учёта и контроля работы сотрудников;
• Отсутствие налаженной системы связи и информирования центров занятости по всей стране;
• Автоматизация создания и утверждения внутренней документации и согласования договоров;
• Поднятие корпоративной культуры на новый уровень;
• Объединение всех внутренних коммуникаций.

ВАЖНЫЕ КРИТЕРИИ ДЛЯ АО «ЦЕНТР РАЗВИТИЯ ТРУДОВЫХ РЕСУРСОВ» ПРИ ВЫБОРЕ ИСПОЛНИТЕЛЯ УСЛУГИ ПО ВНЕДРЕНИЮ «БИТРИКС24»:

1. Исполнитель должен работать на международном уровне, чтобы иметь максимально объективное представление о применении и эффективности Битрикс24;
2. Исполнитель должен не первый год работать на рынке и иметь положительную репутацию среди клиентов;
3. Исполнитель должен уметь составлять прогнозы и предлагать заказчику наиболее оптимальное и эффективное решение для удовлетворения запроса заказчика;
4. В штате исполнителя должны быть опытные, квалифицированные и надёжные специалисты;
5. У исполнителя должна быть своя служба поддержки, в которую заказчик может обратиться на любом этапе сотрудничества;

Организация выбирала исполнителя среди компаний, которые себя хорошо зарекомендовали не только в Казахстане, но и в других странах. В результате самой подходящей оказалась группа компаний ProfiSoft, которая отвечает всем требованиям и может предоставить необходимые услуги на высшем уровне.

НАШИ ДЕЙСТВИЯ ПО ВЕДЕНИЮ ПРОЕКТА:

1. Проанализировали потребности заказчика, собрали данные о работе компании, выявили достоинства и недостатки. Сверили желания руководства, сотрудников с теми пунктами, которые выделили при анализе;
2. Составили техническое задание, в котором прописали основные функции и возможности портала, которые нужны заказчику. Также составили договор, в котором прописали все сроки, этапы внедрения, а также стоимость услуг;
3. Занялись технической подготовкой внедрения Битрикс24. Энтерпрайз на 5000 пользователей. Решили проблемы с сервером, настроили его, установили необходимое ПО и обеспечили интеграцию пользователей из систем учета;
4. Настройка самой системы Битрикс24. Создание необходимых вкладок, функционала, который нужен заказчику. Подключение электронного учета и оборота документов, внедрили возможность электронного согласования документов и добавили еще ряд необходимых функций;
5. По дополнительным требованиям разработали отдельный портал для ЦЗН с расширенным функционалом, позволяющим структурировать и хранить разнообразную документацию и размещать вопросы, предложения и события.
6. Проверили работу портала на тестовой группе, согласовали функционал, все инструменты и вкладки. Разработали возможность работы порталов на двух языках: казахский и русский. Провели интеграцию с системой СКУД, почтой и Active Directory.
7. Запустили проект. Провели обучение сотрудников. Начали с первичных инструментов: “живая лента”, “мессенджер”, “календарь”, “задачи”, “планерки и собрания”. А затем приступили к дополнительным инструментам Битрикс24.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЦЕЛЕЙ РАБОТЫ

В основные цели работы вошли те требования и ожидания, которые предоставил сам заказчик, а также базовые инструменты самой системы. Вот некоторые из них:

ОПРЕДЕЛЕНИЕ КРИТЕРИЕВ УСПЕШНОСТИ ВНЕДРЕНИЯ БИТРИКС24

Для того, чтобы оценить, действительно ли сотрудники освоили систему и эффективно ее используют в своей работе, мы составили отдельные критерии успешности внедрения Битрикс24. Вот некоторые из них:

ТАКТИКА ВНЕДРЕНИЯ БИТРИКС24

Для того, чтобы система работала эффективно и заказчик действительно убедился в том, что она решает все проблемы и задачи, которые необходимо, нужно применить ряд мер по внедрению Битрикс24.

Результат:

Была создана коммуникация между 203 центрами занятости по всей стране и органами власти. Снизились трудозатраты на поиск информации благодаря организованному доступу. Теперь сотрудники центров занятости и местных органов по вопросам занятости в любое время могут найти необходимую им информацию и документацию. Процедура исправления и дополнения документации тоже стала проще. Была организовано оперативное донесение новостей государственной службы занятости до всех сотрудников, вовлечение сотрудников в корпоративную жизнь. Автоматизация процессов позволила актуализировать данные, привести в порядок системы учёта, отладить логистику. За счет упрощения работы сотрудников, повысилась эффективность и квалификация каждого из них. Теперь многие операции выполняются в автоматическом режиме.